Uma solução, denominada Autonomy LinkSite, que permite às organizações compartilhar com segurança os arquivos na nuvem com funcionários, clientes e parceiros comerciais.
Lançada pela HP Autonomy, a novidade solução garante visibilidade e total gerenciamento dos documentos a partir da sua integração com o sistema de gerenciamento local de e-mails e documentos Autonomy WorkSite.
Os novos serviços de compartilhamento de arquivos têm permitido aos consumidores acessar e sincronizar facilmente conteúdos a qualquer momento e de qualquer local e dispositivo. Isso fez com que os funcionários também procurassem por essa mesma experiência no ambiente de trabalho.
No entanto, o compartilhamento de arquivos grandes entre colaboradores, clientes e parceiros traz desafios às empresas. A utilização do e-mail, por exemplo, gera dificuldades de controle de versão, sobrecarrega os servidores e aumenta os custos do armazenamento, o que leva, muitas vezes, à restrição do envio de arquivos via e-mail.
Além disso, apesar de os serviços de compartilhamento de arquivos representarem uma alternativa fácil de ser utilizada, criam um silo de conteúdo desconectado da infraestrutura interna de gerenciamento de conteúdo.
Isso traz desafios significativos para a segurança e administração adequadas das informações na nuvem, expondo as empresas a riscos maiores e tornando esses serviços amplamente inadequados.
"Agora, pela primeira vez, as empresas não precisam mais fechar os olhos para o uso contínuo de serviços de compartilhamento de arquivos não oficiais," afirma Neil Araujo, gerente geral de gerenciamento de conteúdo empresarial da HP Autonomy.
Segundo ele, o Autonomy LinkSite combina um sistema de gerenciamento de documentos e e-mails de classe empresarial com a facilidade de uso de uma solução para consumidor.
Além disso, oferece à empresa uma ferramenta única, integrada e fácil de usar para colaboração e compartilhamento externos de documentos. O Autonomy LinkSite permite ainda que um único arquivo ou uma pasta inteira de projeto seja compartilhada na nuvem com colaboradores internos e externos, diretamente do aplicativo Autonomy WorkSite.
As principais vantagens da nova solução destacadas pela companhia são:
– Colaboração em equipe além do firewall: a ferramenta amplia o contexto do local de trabalho tradicional do Autonomy WorkSite para a nuvem. Isso permite que os usuários compartilhem arquivos com segurança e colaborem com outras pessoas tanto dentro como fora do firewall. Os arquivos podem ser protegidos por senha ou configurados para expirar em um período específico, aumentando a segurança do conteúdo.
– Ponto único de acesso: os usuários do Autonomy WorkSite têm acesso a todos os seus arquivos armazenados no sistema de gerenciamento ou compartilhados externamente por meio de uma interface única. Isso permite a eles visualizar, editar, compartilhar e pesquisar tanto o conteúdo baseado na nuvem quanto o local a partir de um único lugar, ajudando-os a economizar tempo e aumentar a produtividade.
– Sincronização completa do dispositivo: arquivos compartilhados via Autonomy LinkSite são sincronizados com todos os dispositivos do funcionário e podem ser acessados usando um navegador da Web, permitindo que os usuários trabalhem como e quando precisarem.
– Ampliação dos recursos empresariais de segurança, autorização e auditoria para a nuvem: o conteúdo carregado para a nuvem usando o Autonomy LinkSite herda todas as propriedades de segurança definidas no Autonomy WorkSite. Além disso, todas as ações realizadas no conteúdo pela nuvem são relatadas pela trilha de auditoria do Autonomy Worksite, garantindo uma extensão perfeita da segurança e governança empresarial para a nuvem.
– Facilidade de uso superior ao de nível de consumidor: o Autonomy LinkSite pode sugerir automaticamente parceiros de colaboração para qualquer projeto com base na análise de comunicações via e-mail, economizando tempo. A pesquisa unificada nos repositórios locais e na nuvem, combinada com a capacidade de visualizar compartilhamentos de arquivo na nuvem no próprio aplicativo Autonomy WorkSite, garante um nível de facilidade de uso e eficiência impossível de ser alcançado com os atuais sistemas de compartilhamento de arquivo desconectados.
