Post content – PDF (Portable Document Format) é um tipo de arquivo que permite partilhar e trocar dados comerciais. Com este tipo de formato é possível visualizar, guardar e imprimir com facilidade. Mas há um problema, quando necessita de editar ou extrair dados de arquivos PDF isto pode tonrnar-se num trabalho demorado e entediante.
Por exemplo, já tentou extrair os dados de um PDF? Se a sua resposta for sim, então já deve ter questionado se existe uma outra maneira mais eficiente do que copiar e colar manualmente os dados de um documento para o outro.
Mas não se preocupe! Neste blog vamos apresentar as diferentes maneiras de extrair dados de um documento PDF. Analisaremos a importância dos documentos PDF nos dias de hoje, seus desafios e apresentaremos as 4 formas diferentes de extração de dados de documentos PDF.
Os desafios do processamento de PDFs
Hoje em dia, o PDF é um dos formatos mais usados no mundo dos negócios. Os PDFs são compatíveis com todas as plataformas e sistemas, tornando-os na opção mais prática para qualquer um que precise de compartilhar informações entre empresas.
Assim, os PDFs tornam-se o formato mais utilizado substituindo os documentos em papel. No entanto, os dados em PDF não se encontram estruturados, o que significa que não estão organizados de acordo com os seus parâmetros.
Apresentamos os principais desafios na extração dos dados de PDF:
- Dificil de editar o documento: O formato PDF surgiu com o objetivo de proteger um determinado conteúdo no documento, de forma a que não seja possível fazer alterações. Isto significa que fica bastante difícil de editar ou extrair a secção desejada.
- Demora muito tempo: Tendo em conta que não é possível editar ou extrair conteúdo de PDFs, é então necessário que alguém de sua equipe abra cada arquivo PDF, encontre o texto relevante, seleccione o texto e só depois copie para o arquivo. Não só tira muito do seu tempo, como também fica difícil a oranização dos mesmos.
- Propenso a erros: No caso de ter de processar muitos documentos PDF, é quase certo que ocorram erros na introdução manual dos dados.
4 maneiras de extrair dados de PDF
Estas são as 4 maneiras de extrair dados de PDF:
- Copiar e colar
- Conversores de PDF
- Entrada de dados manual de externalização
- Automatizar a extracção de dados PDF
Copiar e colar
Se tiver apenas alguns documentos, por vezes a maneira mais fácil de extrair os dados é copiar e colar manualmente os dados do PDF para o documento necessário. No entanto, erros de digitação podem ocorrer.
Ao copiar e colar também será necessário reorganizar os dados manualmente. O que acaba por tirar muito do seu tempo.
Conversores de PDF
Conversores de PDF permite extrair os dados de forma segura e rápida. Estas são as ferramentas mais usadas:
- Adobe
- Cometdocs
- PDF para Excel
- SimplyPDF
Estas ferramentas podem reduzir bastante os erros, mas existe um problema: é impossível extrair dados em massa. Se tiver muitos documentos para processar, só pode carregar um PDF de cada vez.
Entrada de dados manual (outsourcing)
Caso tenha diversos documentos para processar, existem muitas empresas de entrade de dados que oferecem serviços de qualidade. Estas são algumas das empresas online com os melhores serviços:
- Upwork
- com
- Hubstaff Talent
- Fiverr
Os serviços destas empresas podem de fato reduzir os custos e atrasos na extração de dados. Mas na maior parte dos casos, as empresas são motivadas pelo lucro e não pela qualidade na extração de dados.
Automatizar a extração de dados PDF
A solução perfeita para as empresas é automatizar a extração de dados dos PDFs. Estas soluções utilizam por norma a tecnologia de reconhecimento de texto que se chama OCR (reconhecimento óptico de caracteres).
Esta tecnologia identifica o texto em documentos e converte os dados de forma segura, eficaz, e rápida!
Com um software inteligente, é possível também processar grandes volumes de documes PDFs nativos e não nativos.
Comece já a automatizar os seus processos
Ao automatizar a extração de dados de PDFs irá certamente permitir às empresas que se preocupem menos com a delegação e manutenção de tarefas que irá resultar na poupança de tempo e dinheiro.
Agora só tem de procurar o software ideal para a sua empresa!
Esperamos que agora tenha uma boa noção das diferentes maneiras de extrair os dados de documentos PDF.
Interessante…