Com a necessidade de contar com uma ferramenta que proporcionasse um maior gerenciamento de processos, o Grupo Galvão, detentor de cinco empresas, entre elas a Galvão Engenharia, investiu na implantação do Automidia Service Management (ASM) da Automidia, empresa especializada no desenvolvimento de softwares para gerenciamento de serviços, para atuar frente ao Centro de Serviços Compartilhados (CSC) do Grup
O programa possibilita o gerenciamento do atendimento ao usuário, recebendo via telefone, web ou correio eletrônico, qualquer solicitação do colaborador para resolução de problemas ou dúvidas. O software possui recursos de gerenciamento do fluxo do atendimento (workflow) e registro de aprovações de solicitações de serviços. Além disso, permite a realização automática de pesquisa para medir o nível de satisfação do cliente no atendimento.
Atuando frente às áreas Financeira, Recursos Humanos, Administração Pessoal e Serviços Controladoria, TI e Viagens, o Automidia Service Management apresenta dois pontos centrais dentro do CSC do Grupo Galvão: todo serviço realizado por um colaborador do CSC deve ter sua atividade apontada e para quem realizou o serviço (empresa do grupo); e definir as solicitações de serviços de todos os colaboradores das diversas empresas da companhia por grupos de solicitações.
“Necessitávamos de uma ferramenta de fácil uso para garantirmos a utilização efetiva por parte dos colaboradores e que contemplasse nossa necessidade de workflows (fluxos de aprovações complexos). Já trabalhávamos com o sistema de Service Desk da Automidia há mais de quatro anos, e vimos que seria a hora ideal de expandir essa parceria para outros departamentos”, afirma Eduardo Sleiman Beljavskis, da área de Governança TI do Grupo Galvão.
A primeira etapa do projeto, que compreende o mapeamento dos serviços prestados, atividades administrativas e atividades internas já foi totalmente finalizada. A segunda fase do projeto tem como objetivo selar a implantação de todos os serviços em cerca de seis meses.
“Para termos aderência à ferramenta e processos por parte do CSC, foram aplicados logo no início da implantação do CSC o apontamento de horas (atividades internas), isso para facilitar a utilização desse recurso com horário das atividades de cada CSC, a fim de podermos executar a cobrança de atividades realizadas por horas trabalhadas a cada empresa do grupo”, explica Beljavskis.
Atualmente, todo o Grupo Galvão se utiliza do ASM para abertura de solicitações e somente o CSC compreende quase 100 colaboradores.
O executivo ainda conta que o grande ganho com a solução é a qualidade da informação no momento da entrada da solicitação de serviço. “Com o ASM atuando junto ao nosso CSC, garantimos um fluxo de aprovação correto e um atendimento que compreenda todas as informações necessárias para a execução do serviço. Com dados consistentes e corretos, teremos qualidade e consequentemente melhora na produtividade”, finaliza Beljavskis.
“A expansão do uso dos softwares da Automidia, antes restrito ao universo das solicitações das áreas de tecnologia é uma tendência que vem se consolidando nos últimos anos. Hoje temos uma posição de destaque no mercado de ferramentas para registro de solicitações de CSC’s”, afirma Marcio Vinholes Ferreira, diretor executivo da Automidia.
