Durante muitas décadas o paradigma em torno dos sistemas ERP tradicionais ou legados forçava as empresas a adaptarem seus processos de negócio às funcionalidades nativas de um sistema ERP. A alegação mais comum para tal prática era a da experiência desses sistemas ERP em outras empresas e mercados semelhantes e boas práticas de mercado.
Na verdade o que era tido como boa prática engessava as empresas, pois limitava as funcionalidades ao que estava disponível no sistema ERP e em virtude dessas limitações as empresas se viam forçadas a gerenciar diversos controles paralelos em sistemas desenvolvidos internamente pela equipe de TI, em planilhas eletrônicas, em sistemas especialistas que não eram integrados ao sistema ERP corporativo.
Esse modelo de comercialização de sistemas ERP teve fim quando alguns fornecedores perceberam que era impossível manter uma única versão de seu software que tivesse todas as boas práticas de mercado e ainda pudessem suportar as particularidades de cada empresa. Nesse momento surgiram as funcionalidades de extensibilidade de software.
Extensibilidade de software é a capacidade que um sistema tem de crescer pela adição de novos componentes ou funcionalidades que serão introduzidos no sistema através de modificações feitas pela equipe interna de TI da empresa ou por terceiros e sem depender dos fornecedores de ERP. A extensibilidade permite introduzir modificações no ERP dando autonomia para a empresa em relação ao fornecedor do ERP.
Em resumo, a extensibilidade tornou-se a opção viável para que as empresas possam criar, modificar e dar manutenção em funcionalidades adicionais às nativas de um sistema ERP sem a necessidade de envolver o fornecedor do sistema ERP. Segue abaixo algumas possibilidades:
– Permitir a criação de um novo campo no banco de dados;
– Permitir que esse novo campo criado seja preenchido em uma tela de cadastro, por exemplo, cadastro de clientes, de fornecedores, de produtos, etc…;
– Permitir que esse novo campo seja um filtro para uma tela de pesquisa;
– Permitir que esse novo campo seja um filtro de um relatório ou listagem;
– Permitir que esse novo campo apareça como uma das informações de um relatório ou listagem;
– Permitir a criação de um novo módulo no sistema, que seja mais adequado às necessidades e particularidades da empresa do que um módulo já existente (nativo do ERP);
– Permitir a criação de novas interfaces de usuários;
– Permitir a alteração de funcionalidades existentes (nativas do ERP) para que assuma comportamento mais adequado às necessidades e particularidades da empresa;
– Permitir a criação de uma nova tabela no banco de dados do ERP;
– Permitir a criação de novos menus com acesso a funcionalidades desenvolvidas especificamente para a empresa;
– Permitir a criação ou modificação de validações de regras de negócio;
– Permitir a integração de novas funcionalidades ou outros sistemas ao ERP;
– Permitir alterações no fluxo dos processos para melhorar a eficiência operacional ou para obter vantagens sobre os concorrentes;
– Dentre diversas outras possibilidades.
A extensibilidade fica ainda mais importante quando o fluxo de alterações em determinados tipos de negócios ocorre com grande frequência ou traz grandes impactos ao dia-a-dia dessas empresas. Caso essa empresa utilize um sistema ERP engessado no qual não seja fácil estender as funcionalidades, adicionando funcionalidades facilmente, existe uma tendência grande de que essa empresa sofrerá para utilizar esse sistema ERP, pois terá que adaptar regras de negócio e funcionalidades nativas do ERP para atender as especificidades de seu negócio, invés de alterar as funcionalidades nativas para que representem fielmente as necessidades dessa empresa. É preciso ter claro que, é fundamental estender (alterar) o que muda e o que varia no negócio de forma a tornar o uso do sistema ERP o mais adequado aos cenários de cada empresa e não o contrário. Haverá processos que terão um maior fluxo de mudança e para atender esses pontos é fundamental utilizar a extensibilidade, através da equipe interna de TI ou através de terceiros – consultorias de mercado especializadas, invés de contratar customizações diretamente com o fornecedor do ERP que tendem a ser mais caras e mais demoradas.
Segue dois bons exemplos que poderiam ser resolvidos facilmente por extensibilidade de software:
- Cálculo de juros – parcelamento usando instituição financeira
Sempre que uma empresa decide realizar vendas com parcelamentos feitos através de uma instituição financeira precisará calcular os juros para cada uma das transações.
As instituições financeiras, por sua vez, podem ter modos diferentes de calcular juros – algumas incluem uma taxa administrativa na primeira parcela do contrato, outras diluem a taxa administrativa ao longo das parcelas, algumas cobram a taxa administrativa antes do consumidor iniciar o pagamento das parcelas, e daí por diante.
Se cada vez que uma empresa fizer um novo acordo comercial, com uma nova instituição financeira, tiver que pedir uma customização para seu fornecedor de sistema ERP essas mudanças tendem a ser morosas, uma vez que o fornecedor do sistema ERP tem um roadmap a seguir e recebe várias demandas de várias empresas.
Por outro lado, se a área de TI dessa empresa domina a extensibilidade do sistema ERP, a própria área de TI fará as alterações necessárias, sem a necessidade de envolver o fornecedor do ERP, num prazo mais curto e com custos internos que certamente são bem menores.
- Comissões
As empresas que atuam em diversos canais de negócio se deparam com regras de comissionamento bastante diferentes para cada canal, por exemplo, na loja física as comissões são calculadas para os vendedores, para os gerentes das lojas e para os gerentes regionais. As comissões das lojas físicas podem levar em consideração o atingimento de metas, que modificam as comissões dando prêmios e/ou bônus aos vendedores e gerentes. Os pagamentos de tais comissões estão vinculados exclusivamente à efetivação das vendas. Os valores estão atrelados aos salários (regime CLT) dos vendedores, gerentes de lojas e gerentes regionais.
Nas vendas no atacado, no entanto, existe comissionamento para prepostos, para representantes comerciais e para gerentes de venda. Essas comissões podem ser modificadas com o atingimento ou não de metas. Os pagamentos de tais comissionamentos estão atrelados, normalmente, à liquidação dos títulos por parte dos clientes, ou seja, se o cliente paga um título, prepostos, representantes comerciais e gerentes de venda recebem comissão, mas se o cliente atrasa o título, essas comissões ficam pendentes de pagamento. Os valores estão atrelados à emissão de uma nota fiscal de serviços que os prepostos, representantes comerciais e gerentes de venda (regime de prestação de serviços) emitem.
Na loja online, por sua vez, as comissões de venda são pagas à plataforma de e-Commerce e ou Marketplaces, sendo que para a plataforma de e-Commerce a empresa tem acesso aos recebíveis, pois o contrato com os meios de pagamento é dela, enquanto que os Marketplaces gerem os meios de pagamento, retém o valor total da transação, ficam com suas comissões e repassam para os lojistas os valores equivalentes à venda.
Se para cada modelo de comissionamento demonstrado acima a empresa tiver que envolver o fornecedor do sistema ERP para customizar essas funcionalidades, haverá um esforço expressivo. Se a empresa consegue administrar esses diferentes modelos de comissão através da extensibilidade de software, conseguirá gerir todos os modelos de comissionamento de forma mais concisa e menos onerosa.
Nesse sentido, a possibilidade de incorporar funcionalidades adicionais, processos complementares ou rotinas que executem tarefas específicas necessárias à organização, mesmo que tais funcionalidades não estejam disponíveis no ERP nativamente, traduzem as vantagens da utilização de sistemas ERP que permitem extensibilidade.
Importante deixar claro que nem todos os sistemas ERP permitem extensibilidade. Na expressa maioria das vezes, empresas pequenas e médias não se dão conta de como a extensibilidade é importante, até que começam a pedir alterações de software para os fornecedores de ERP. Nesse momento fica bem claro que se o ERP oferece extensibilidade à empresa poderá contratar serviços para atender as mudanças do próprio fornecedor, de uma rede de parceiros e/ou executar as mudanças internamente com sua equipe de TI. Quando o ERP não oferece extensibilidade a empresa fica com a opção de desenvolver a alteração exclusivamente através do fornecedor do ERP ou construir soluções apartadas do ERP. Quando a empresa opta por controles paralelos, apartados do ERP, em pouco tempo torna o sistema ERP ineficiente e pouco útil para a organização, uma vez que as soluções paralelas geram um esforço desnecessário para cumprir todas as necessidades do negócio.
É altamente recomendado às empresas que vão adotar ou trocar um sistema ERP que levem em consideração e prefiram sistemas ERP que tenham extensibilidade.
Com ferramentas de extensibilidade uma empresa pode construir desde campos específicos para cada usuário/função, grupos de usuários ou para todos os usuários do sistema. Desde portais de informações gerenciais, regras de negócio particulares até integrar sistemas externos para completar seus processos que não eram aderentes às funcionalidades nativas do ERP. Assim a empresa conseguirá reduzir seus custos, diminuir redundâncias (controles paralelos) e melhorar a eficiência operacional.
Sempre que for necessário mudar um processo, por exemplo, em resposta a uma exigência de mercado, as ferramentas de extensibilidade fornecem uma maneira de se adaptar a essas mudanças de negócio com maior velocidade. Essas situações são fundamentais se uma empresa quiser preservar processos que a diferenciam dos concorrentes, galgar novos desafios, alcançar novas oportunidades e responder rapidamente ao mercado sem ter que construir tudo do zero ou trocar de ERP, mantendo vantagem competitiva.
Para empresas que adotaram sistemas ERP idealizados para a Omniera, ou seja, empresas que lidam com diversas complexidades diárias para garantir que as atividades e processos pertinentes a cada canal seja atendida e ainda unificar atividades comuns a diversos canais, não há como contestar a utilização de extensibilidade, pois a medida que os cenários e regras de negócio mudam, essas empresas conseguem se adaptar na velocidade exigida pelo negócio, construindo e particularizando o ERP para cada exigência de cada canal de negócio, sem perder a gestão integrada necessária para lidar com os aspectos do Omnichannel.
Samuel Gonsales, especialista em Omni-Channel, ERP e e-Commerce, acumulando mais de 17 anos de experiência. Atua como Head de Produtos na Millennium Network.
