A área de compras da Comgás, maior distribuidora de gás canalizado do país, decidiu implantar, em fevereiro deste ano, um novo processo de formalização de contratos, utilizando assinatura digital. A decisão ocorreu após a companhia se dar conta de que a formalização de um contrato por assinatura eletrônica levava muito menos tempo para se concretizar do que a de um contrato em papel. Quando executava uma obra em Guaratinguetá, no interior de São Paulo, a Comgás usou a assinatura digital com a empresa contratante do serviço e verificou que era mais rápido esse processo ao acessar via internet o portal de documentos eletrônicos.
Assim que se deu conta dos benefícios e resultados no curto prazo que a tecnologia de assinatura digital traria, a distribuidora de gás optou pelo Portal Nacional do Documento Eletrônico (PNDE), desenvolvido pela Qualisoft. De acordo com Fernando Mattedi, gerente de compras e contratações da Comgás, o fato de a solução ser baseada no modelo de software como serviço (SaaS ) e não exigir investimento inicial, pesou significamente na escolha. Segundo ele, a empresa investiu aproximadamente R$ 7 mil na adoção do e-CPF (versão eletrônica do CPF) e no treinamento de sua equipe.
Com a utilização da tecnologia, os resultados obtidos foram imediatos. Antes, o prazo de formalização de um contrato era de 25 dias em média, sendo que se o fornecedor fosse de uma localidade mais remota, o prazo aumentava para 45 a 60 dias. Com a assinatura digital, o tempo máximo passou para apenas 24horas. "A redução de custos também foi evidente e significativa, com uma diminuição em torno de 61%, o equivalente a R$ 1 mil por mês", conta Mattedi.
O executivo destaca ainda os ganhos de eficiência operacional. "Eliminamos uma série de atividades operacionais ligadas ao tratamento dos documentos físicos. Com isso, temos mais tempo para atuar na atividade essencial da área de compras: gestão dos contratos, melhores negociações e, consequentemente, melhor resultado para a empresa."
Com a experiência positiva, a Comgás informa que já está expandindo o uso da assinatura digital para outras áreas como a jurídica, de desenvolvimento de fornecedores, gestão de contratos, cadastro de rede e licenças.
