O ERP é o cérebro da gestão de qualquer empresa. Nele estão dados vitais para assegurar a organização, continuidade e crescimento do negócio. Justamente por ser tão importante, alguns cuidados são necessários em determinadas operações, como por exemplo: migrações e importação de dados.
A migração de dados de um sistema de gestão não é uma tarefa simples. O processo é complexo, envolve muitas etapas e pessoas e pode impactar na produtividade e resultados de toda a operação. Por exemplo: em casos de aquisição ou fusão entre empresas, a importação da base de dados é um dos fatores mais preocupantes.
Mesmo que ambas pertençam a um segmento em comum, cada companhia tem suas particularidades e rotinas sistêmicas, e ainda que façam uso do mesmo ERP, implantado pelo mesmo fornecedor, de qualquer forma haverá inúmeras divergências, complicações e riscos.
Uma migração malfeita impacta na perda de informações e cadastros ou até duplicidade de dados – esse volume extra pode deixar o sistema lento e ocasionar divergências no histórico. Essas questões exigirão esforços, além do necessário, da equipe envolvida para recuperar ou corrigir o volume duplicado.
O porte da empresa também influencia muito. Quanto maiores, específicas e complexas forem as bases das organizações, se não houver extremo cuidado no momento da transferência de dados de sistemas legados para o novo software, a perda de informações, divergências de tecnologias e falhas no processo se tornam situações eminentes.
Outras questões como softwares obsoletos, sem atualizações, com muitas customizações e desenvolvimentos, também são fatores que comprometem e muito a integridade da importação.
Como reduzir riscos na migração
O primeiro passo antes da migração é mapear todas as rotinas da empresa. Essa é uma boa hora para analisar os dados e realizar um saneamento das informações, considerando o que é relevante permanecer ou o que pode ser descartado, incluindo mudanças necessárias de gestão e processos.
Nesse momento, você terá uma visão mais clara dos módulos utilizados pela empresa, suas personalizações e sobre o que será necessário contratar ou desenvolver. Algumas organizações já possuem uma estrutura de processos bem definida e organizada e nesses casos, a migração certamente será um pouco mais fácil.
Quanto maior o volume de informações, é importante que todo o processo de migração seja faseado por cadastros, corrigindo campos desiguais para minimizar a perda de dados.
Outro ponto importante é a escolha da equipe que apoiará o projeto de migração entre bases dos ERP. Mesmo que você tenha o melhor software do mercado, ainda assim ele pode falhar, e nesse momento, contar com profissionais especialistas e experientes no processo, que saibam "traduzir e interpretar" os dados de maneira correta, fará toda diferença.
Por fim, é importante realizar muitos testes e análises para minimizar erros e falhas no ambiente de produção, além de preparar os usuários da empresa para essa mudança sistêmica, uma vez que qualquer tipo de migração, ou até mesmo atualização de versão, pode afetar e muito a rotina, gestão e a produtividade das áreas.
Alan Lopes, CEO e Fundador da CRM Services.
