Empresas compartilham casos de adoção de RPA

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O primeiro case foi apresentado por Marcos Casado, diretor da área de Transformação Digital da Nidec Global Appliance, fabricante japonesa de motores elétricos com produtos utilizados em unidades de disco rígido, eletrodomésticos, automóveis e equipamentos comerciais e industriais.

O processo da Nidec começou como uma solução desenvolvida internamente para avançar posteriormente de forma sustentável por toda a organização. Iniciou com o Centro de Excelência, em uma das unidades da companhia, no leste europeu. "Por meio de um sistema de governança, iniciamos o RPA com nossos documentos em 2019.  Numa segunda etapa, após o CEO da empresa patrocinar o projeto, houve a aceleração com a implementação de uma solução de mercado robusta. A governança dos processos e ganho de produtividade se expandiu para outros processos globais da companhia em vários países onde possui plantas industriais.", contou Casado.

Com a maturidade do modelo foram implementados 24 processos relevantes até os dias de hoje. Casado destaca a importância de um parceiro estratégico que trouxe melhorias práticas do mercado desenvolvendo sinergias e robustez dos processos." Com a introdução dos processos conseguimos entregar soluções mais rapidamente e trouxemos benefícios, e mesmo durante o período mais crítico da pandemia não precisamos dispensar as pessoas em funções críticas de mais valor, entretanto conseguimos evitar erros, identificar sinergias e aumentar a produtividade", disse.

Um ponto importante destacado por Casado, para o sucesso da experiência da Nidec, foi a elaboração de um Plano de Comunicação desmistificando o RPA, permitindo a expansão de ideias e o incentivo de novas áreas usuárias com mais apelo para várias plantas da empresa.

Senac – SP

Marcio Barros Souza, gerente Financeiro do Senac – SP, contou sobre sua experiência na área financeira da instituição. "A área financeira é burocrática por excelência, e aí se encontrava um dos nossos gargalos já que somos uma instituição de serviços de educação profissional, temos 65 unidades, 88 mil funcionários e atendemos 460 mil alunos.

Nossa equipe de automação e simplificação de processos tem como objetivo de apoiar área corporativa nas demandas atuais e futuras", disse.

Como principal desafio havia a escassez de mão de obra especializada em RPA, além de formar na equipe uma visão sistêmica dos processos com uma equipe composta por membros de gestão de processos, analistas de negócios e TI

Como resultado da implementação que foi de junho a outubro de 2019, o Senac- SP implantou um sistema de BPMS e Gestão de documentos eletrônicos, que culminaram no processo completo de RPA com 36 automações e para o futuro possuem ainda 10 em desenvolvimento e 18 outros processos prospectados.

"Entre as lições aprendidas durante o desenvolvimento do projeto posso dizer que sem o mapeamento completo e uma simplificação das tarefas fatalmente o risco de fracasso é muito grande, além disso a comunicação entre os colaboradores é fundamental, em como  discriminar muito bem os  benefícios que serão obtidos, educar , treinar e capacitar as pessoas para o projeto", salientou Marcos Souza que garante que o alinhamento entre TI, gestão de processos e áreas de negócios. é vital para o sucesso de um projeto.

Triad

Reinaldo de Souza Figueiredo, diretor da fábrica de software da Triad Systems, contou que ter processos automatizados e controlados, com maior visibilidade e gestão da qualidade, bem como, redução de custos, eram os objetivos que levaram a companhia a automatizar o gerenciamento do seu CoE, Centro de Excelência Operacional.

Conforme explicou o executivo, a empresa, que também é integradora, automatizou seus 17.500 chamados/mês de sustentação e operação, além do gerenciamento de uma média de 150 projetos/simultâneos. O plano era gerenciar SLAs (Service Level Agreement), por meio da tecnologia de RPA Hoje, segundo Figueiredo,  100% dos chamados já estão sendo monitorados por RPA.

De todos os chamados monitorados por robôs, 70% já são atendidos sem nenhuma intervenção humana. Os 30% restantes continuam com intervenção humana, pela complexidade do serviço. Isso gerou uma diminuição de 37% do tempo gasto por analistas e desenvolvedores no acompanhamento dos projetos.

"Os robôs passaram a entender todo o processo interno de desenvolvimento e validação de cada etapa dos projetos. Na verdade, a tecnologia RPA no nosso caso atua como um auditor dos processos, mapeando 100% os cronogramas, recursos e entregas", destacou Figueiredo.

Daniel Advogados

No caso da Daniel Advogados, a empresa vem investindo em tecnologia nos últimos anos e passa por um processo acelerado de transformação digital em seu modelo de negócio que dentro da área jurídica cuida das áreas tradicionais do direito e principalmente na gestão de marcas e patentes para clientes em todo o mundo.

"O escritório escolheu um serviço tradicional, porém, muito importante para as suas atividades, que era realizado ainda de forma manual, para servir como um piloto para automação e utilização de tecnologias como RPA, Inteligência artificial e Machine Learning", disse Mauro Ferraz, CTO Daniel Advogados.

O serviço selecionado foi da análise de andamentos de processos em órgãos administrativos, e faz parte de uma gama de soluções da área de "Brand Protection" da empresa.

O primeiro pilar do projeto foi a automatização da coleta de dados com ajuda de robôs, mais conhecidos como crawlers, que, semanalmente, leem automaticamente os dados publicados fornecidos por tais órgãos.

"Esses dados são armazenados em nosso Data Lake, onde diversos processos de negócio realizam a mineração e a criação dos cubos de informação. A partir daí, criamos um sistema especializado, que, com ajuda de inteligência artificial, realiza comparações complexas dos novos andamentos contra o portfólio de processos e informações de clientes do escritório", explicou Mauro.

O sistema é inteligente a ponto de conhecer sinônimos, termos similares, pedaços de palavras, ordenação de palavras, fonética, traduções para outros idiomas, entre outros – o que torna a pesquisa bastante minuciosa e de qualidade.

"O próximo passo é mediado por humanos, que recebem as indicações de problemas sinalizados pelo sistema e decidem o que deve ser notificado aos nossos clientes. Daí em diante, os robôs entram novamente em cena e fazem toda a comunicação de forma automática. Graças à utilização de ferramentas de Machine Learning, na medida em que essa base vai sendo alimentada e trabalhada, maior é a assertividade dos robôs, que aprendem automaticamente, no fornecimento de resultados cada vez mais precisos.", complementou o CTO da Daniel.

Todo processo, que antes levava cerca de uma semana, é executado no mesmo dia em que as informações são publicadas pelo órgão público, com ganho de tempo, qualidade e segurança e se tornou um grande benchmark para a indústria de Propriedade Intelectual.

O projeto da Daniel está em plena expansão, com o desenvolvimento da ferramenta para abraçar outras pesquisas e análises, como o reconhecimento de imagens.

ESTAPAR

No caso apresentado pelos representantes da ESTAPAR a área escolhida como piloto foi a área financeira. "A empresa possui 39 anos de mercado, é a maior da América Latina, possui em média 700 unidades e aproximadamente 5 mil funcionários, além de atividades desenvolvidas junto a municípios e locais de eventos de grande porte", explicou João Clayton Oliveira, diretor de Excelência Operacional da companhia.

Nesta área financeira as transações entre usuários e a empresa chegam a milhões por dia, cujo processo era feito manualmente pelos responsáveis em diferentes unidades espalhadas pelo território nacional.

"Iniciamos o processo de automação pelo conceito de CSC com um cronograma de atividades e introdução de sistemas corporativos de digitalização, conciliação e padronização", disse João Clayton Oliveira. Em 2018, o projeto iniciou os testes e a primeira etapa envolveu os extratos bancários. Já em 2019, o detalhamento já compreendia o mapeamento de todo o setor, com identificação de atividades e aplicação em vários sistemas internos.

"O objetivo de 45 processos, além do inicial da prestação de contas diária e repetitiva e o fechamento de caixa, já estavam em pleno curso", comentou.

Segundo Alcir Ricardo de Oliveira, gerente financeiro da Estapar, buscava-se uma solução que se aliava consultoria, software e um projeto com definição de metas, papéis e responsabilidades.

"Agora em 2020, 6 dos 45 processos estimados já estão em pleno funcionamento e isso representa 80% do mapeamento realizado. O RPA foi acelerado pela pandemia e nos ajudou muito, mas o projeto de RPA na empresa, não para por aqui. Como próximos passos, estamos estudando a viabilidade em outros processos complexos para o negócio", disse o gerente financeiro da Estapar.

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