De olho nos benefícios gerados por novas soluções de imagem e impressão implantadas no mercado, a UPS, maior empresa de entrega de pacotes do mundo, resolveu buscar uma opção de outsourcing para gerenciamento do parque da companhia.
Com a prospecção, identificação, desenvolvimento e implantação da SJTech, revenda e integradora de soluções de tecnologia focada em soluções de impressão, foi detectado primeiramente o volume de impressão e conseqüentemente os gastos da empresa. Uma pesquisa também foi feita para identificar quais eram as necessidades dos funcionários quanto ao processo de impressão, cópia, digitalização e envio de documentos. "Quando elaboramos o projeto, além de toda a pesquisa de hábito de impressão, também pensamos em como melhorar detalhes como a utilização do papel e gerenciamento dos serviços", afirma Carlos Silva, Especialista em soluções de impressão da SJTech.
Assim, foi desenvolvida a solução de outsourcing que envolvia hardware, software, consumíveis e serviços da HP. O resultado imediato foi a otimização de páginas impressas, que antes eram 250 mil e passaram a ser 210 mil mensalmente. Hoje, quatro anos após o início do projeto, este número é de 200 mil, um aproveitamento significativo se contar que a UPS fez aquisições neste período e teve que assumir mais 30% de volume de impressão.
De acordo com Emerson Stabenow, Gerente de SPL da UPS Brasil, uma grande vantagem do projeto é que em nenhum momento foi feita aquisição de produtos, desde que o projeto começou há quatro anos. "Pagamos apenas o que imprimimos por isso a redução do volume de impressão foi tão impressionante para a gente," afirma o executivo. Stabenow reforça que além da economia gerada pelo projeto, houve mudanças perceptíveis fisicamente. O parque, que antes tinha 132 equipamentos entre impressoras, fac-símiles, copiadoras e scanners, hoje têm apenas 36.
Atualmente os processos de imagem e impressão da UPS são direcionados a uma central, que além de imprimir conforme a demanda dos funcionários, produz outros itens de serviços como encadernações, gravações e etiquetamento de CDs, entre outros. Se a necessidade do funcionário é a impressão de um item cuja produção não pode ser atendida pelo parque instalado, como um banner, por exemplo, este material é enviado para a SJTech que providencia sua confecção num dos equipamentos de grande formato da HP.
Apesar de todos os benefícios que o outsourcing permite, a UPS tomou cuidados para evitar resistências. Foi feito um processo para comunicar e educar os funcionários dessa mudança. "É natural ter resistência quando a rotina é alterada, por isso fizemos treinamentos para apresentar o projeto e o adaptamos conforme a necessidade da equipe. O sucesso do projeto depende do usuário," afirma Emerson.
Até agora a UPS já teve uma economia de 40% com custos e cerca de 15% de aumento da produtividade, uma vez que os funcionários podem delegar as atividades referentes à impressão.
