A rede Wal-Mart transferiu a responsabilidade do gerenciamento da papelada gerada por documentos fiscais, trabalhistas, dentre outros, para a Keepers Brasil – empresa especializada em BPO. Hoje, a rede de supermercados ocupa cerca de 80 mil caixas para guardar sete milhões de bobinas.
Se tivesse que armazenar em arquivo próprio, precisaria investir R$ 1,5 milhão em infraestrutura, contratar ao menos 40 profissionais, manter uma área de cinco mil metros quadrados e gastar continuamente em tecnologia e logística. Por baixo, o gerenciamento apenas desta montanha de papéis custaria cerca de R$ 300 mil por mês.
Com a ação adotada – também utilizada nos Estados Unidos e demais países onde atua – a rede conseguiu reduzir em 60% seu custo mensal na área. Quando recebe visita de fiscais, os documentos exigidos chegam ao local indicado no mesmo dia do pedido.
Segundo Rodrigo Coppola Gutierrez, diretor da Keepers, são utilizados cerca de três caminhões para transportar as caixas. "Além de economia e rapidez, a empresa ganha em segurança, pois sabe que os documentos serão conservados por até 20 anos, caso existam processos judiciais", diz.
